議事録の悪夢

議事録をとる、これってどこの業種でも、どこの組織でも、誰でもやっていることですよね。でもうまくいっている議事録ってあまり聞いたことがありません。

それというのもそもそも議事録が必要な会議、ミーティング自体がうまくいっていないことが多いことにも起因していますよね。

働き方改革の旗印でも、「会議を減らそう」「会議の内容を濃いものにしよう」と言われます。どんだけ会議でムダな時間と労力を費やしているのでしょうかってお話です。

会議自体にムダは多いならば、議事録なんてもっとムダの塊です。困ったものです。

でも、待ってください。議事録がムダの塊なのではなくってそれって議事録をうまく活かせていないだけなのではないでしょうか?

  • 議事録を書いたけど読んでくれない
  • 議事録の決定事項の決裁がなされなくって先に進まない
  • 議事録?そもそも読みたくない

挙げたらきりがありませんが、議事録にポジティブな感情を持っている人はいるでしょうか?

でも、この「議事録」を「会議」に置き換えても同じことが成立してしまうならば、それは議事録の問題ではなく、会議自体の問題です。

  • 会議に出たけれど誰も話を聞いてくれない、決めてくれない
  • 会議の決定事項の決裁がなされなくって先に進まない、次の会議でも同じ議題を繰り返している
  • 会議?そもそもでたくない、関わりたくない、仕事の邪魔

 

会議を議事録から変えるという逆転の発想

言葉を置き換えられるならば、きっとより具体的で、着手しやすく、そして、ソリューションがあるものから手をつけるのは鉄則です。

なので、会議をよくしていくために、会議の改革をするより、議事録を改善した方がやりやすいのかもしれません(仮説ですよ)。

議事録の問題点として挙げられるのは以下です。

  • 人によって書き方が違う
  • 人によって記録の粒度が違う
  • 人によって何を決めたのか、何が課題なのか書き方が違う
  • 途中で途切れている
  • 書いたけど、誰が読んだのか、共有できたのかわからない

もっと挙げることができますよね。大体が、以下に大別できるのかもしれません。

  • 属人性の問題
    • 人によって異なる
    • 人の記録技術に依存する
  • 共有の問題
    • 共有できない/十分でない
    • 共有しても見ない
  • フィードバックの問題

 

会議と議事録をもっと近い存在にするという発想

先述のように議事録の改善から会議の改革を行えるとしたら、会議と議事録の改善をもっと近づけたらよいことになります。

そこで気になるのは、

  • 会議はリアルタイム
  • 議事録は事後

だということです。これを近づけるということは、発想としては、会議前から議事録書き始めたらよくない?ってことになります。どうせ会議の議題(アジェンダ)ってありますよね。それを議事録に書き始めればいいのです。さらに前回の宿題の進捗や結果ですね。

議事録としては、会議を終えないと書けないとなるのですが、もし、会議中から議事録書いていけたらよくないですか?どうせ議論したことを残すならその場がコストも鮮度も一番なはずです。

となると議事録は、

  • 事前に書けて
  • 会議中に書けて
  • 会議後にも書ける

と良さそうです。

また、会議には出席できなかた人もいるし、宿題や意思決定は会議に出席するべき人でないこともあります。なので、あとで共有できることが必要ですね。さらに議事録は訂正や更新もありますので、それを考えるとメールでとか、メールに添付ファイルとして議事録を拡散されるのはあまり得策ではないかもしれません。

出席するかどうかを判断したり、会議前から何が議論されるのか、(出席する予定のない)自分は何をすべきかを知ることも大切ですね。これも一種の共有です。それらを考えると、議事録は、

  • 事前に見れて
  • 会議中にも見れて
  • 会議後にも見れる

を実現したくなります。

 

議事録はこう運営したい

議事録に求めたいのは以下のようなものってことになりますね。

  • 人によって書き方が違うなどを減らしたい
  • 事前/会議中/事後で共有(読み書き)したい
  • 鮮度が高いうちに終わらせたい(アクションアイテムを処理したい/意思決定したいなど)

ってことは、システム的に言うと、以下になりますね。

  • 誰にでも易しい
  • 箇条書きで誰でも簡潔に記載できる
  • いつでも共有できる
  • 同時編集できる
  • アクションアイテムや意思決定ポイントを明確にする

 

顧問

私が顧問を勤めているアジャイルウェアは、議事録に特化したサービス  GIJI を提供しています。アジャイルウェアでは、その他にも Ruby とアジャイル開発での受託開発事業や、Redmineベースのプロジェクト管理の Lychee Redmine の開発と提供を行なっています。

 

GIJI

GIJI は誰でも簡潔に先述したように議事録を書いて、共有して、参照する機能が搭載されています。WiKi や Word などの汎用的なツールではなく、議事録に特化したツールなので、議事録を書くならって割り切って多くの関係者と一緒に使うことができます(※ 機能的には議事録だけでなく他の用途でも使えます。例えば長沢は各クライアントさんでの支援内容を毎回 GIJI で記録を残すようにしています。このように毎回実施するものを記録すると割り切るととてもシンプルに運営できます)。

さて、ここからが本題で  GIJI について書こうと思ったのですが!!!!!

20名まで無料で使えます。執筆時点ではまだ有料プランがスタートしていないので、それ以上でもきっと今なら使えるのでしょうw

ということで、使ってみるとわかります(雑)

シンプルな機能なので特別な学習はほとんど必要ありません。無料で使えるのでまず試しに議事録を書いてみてくださいませ。

GIJI – 書くための機能デモ

 

GIJI – 共有(と同時編集)するための機能デモ

 

オススメの使い方としては以下です。

  1. アジェンダを事前に書いておく
  2. 会議中にみんなで同時編集して中身を埋めていく
    1. 箇条書きでフラットに書いていく
    2. インデントを調整する
    3. 決定事項や宿題、重要事項にマークする
  3. いい感じに会議を終える

GIJI